Le KBIS, également appelé extrait K-bis, est un document officiel qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise. Il constitue la carte d’identité de l’entreprise et regroupe les informations principales la concernant. Cet article vous présente les informations obligatoires qui doivent figurer sur un KBIS et leur importance pour les entrepreneurs et les tiers.
Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis est délivré par le greffier du tribunal de commerce à toute entreprise commerciale inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ce document récapitule les informations essentielles relatives à l’entreprise, telles que sa dénomination sociale, son adresse, son numéro SIREN ou encore ses dirigeants. Il peut être demandé par différents acteurs lors de démarches administratives, telles que l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la signature d’un bail commercial ou encore la conclusion de contrats avec des partenaires commerciaux.
Les informations obligatoires sur un KBIS
Voici les principales informations que vous trouverez sur un extrait Kbis :
- Dénomination sociale : il s’agit du nom de l’entreprise sous lequel elle exerce son activité. Cela peut être une raison sociale pour une société ou un nom commercial pour une entreprise individuelle.
- Sigle : il s’agit d’un groupe de lettres permettant d’identifier rapidement l’entreprise. Il est facultatif et peut être différent de la dénomination sociale.
- Numéro SIREN : il s’agit d’un identifiant unique attribué à chaque entreprise par l’INSEE lors de son immatriculation. Il est composé de 9 chiffres et permet d’identifier l’entreprise à travers les différentes administrations.
- Code APE : il s’agit du code attribué par l’INSEE lors de l’immatriculation de l’entreprise, correspondant à son activité principale exercée (APE). Ce code permet de classer les entreprises dans une nomenclature commune, facilitant ainsi les démarches administratives et statistiques.
- Adresse du siège social : il s’agit de l’adresse où se trouve le centre de décision de l’entreprise. Cette adresse doit être communiquée au RCS lors de l’immatriculation, et toute modification doit être déclarée ultérieurement.
- Date d’immatriculation : elle correspond à la date à laquelle l’entreprise a été inscrite au RCS. Elle marque le début officiel de l’existence juridique de l’entreprise.
- Forme juridique : elle permet d’identifier le type d’organisation juridique choisi par les dirigeants pour exercer leur activité (SAS, SARL, SA, etc.). Chaque forme juridique présente des caractéristiques spécifiques en termes de responsabilité des associés, règles de fonctionnement ou encore régime fiscal.
- Capital social : il s’agit du montant des apports réalisés par les associés lors de la constitution de l’entreprise. Ce capital peut être composé d’apports en numéraire (sommes d’argent) ou en nature (biens mobiliers ou immobiliers).
- Identité des dirigeants et organes de gestion : le KBIS mentionne les nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité et adresse personnelle du ou des dirigeants de l’entreprise (gérant, président, directeur général, etc.). Il précise également les organes chargés de la gestion, de l’administration ou de la direction de l’entreprise (conseil d’administration, conseil de surveillance, etc.).
- Greffe d’immatriculation : il s’agit du tribunal de commerce compétent pour l’immatriculation de l’entreprise. Le greffe est chargé d’enregistrer les informations relatives à l’entreprise et de délivrer les extraits Kbis.
Pourquoi ces informations sont-elles importantes ?
Ces informations obligatoires sur le KBIS permettent aux entrepreneurs et aux tiers (clients, fournisseurs, banques, administrations) de disposer d’un document officiel attestant de l’existence juridique de l’entreprise et fournissant des informations essentielles à son sujet. Elles permettent notamment :
- De vérifier que l’entreprise est bien enregistrée auprès du RCS et dispose donc d’une existence légale.
- D’établir une relation contractuelle entre l’entreprise et ses partenaires commerciaux, en garantissant notamment que les dirigeants sont bien habilités à engager l’entreprise.
- De faciliter les démarches administratives et les relations avec les administrations, grâce à la fourniture d’un document officiel récapitulant les informations principales relatives à l’entreprise.
Il est donc essentiel pour tout entrepreneur de veiller à ce que les informations présentes sur le KBIS soient à jour et conformes à la réalité de son entreprise. Toute modification concernant l’une des informations obligatoires doit faire l’objet d’une déclaration auprès du RCS dans un délai d’un mois suivant la décision ayant entraîné la modification.
Enfin, il convient de noter que le KBIS a une durée de validité limitée, généralement fixée à trois mois. Il est donc recommandé aux entrepreneurs de demander régulièrement un nouvel extrait Kbis afin de disposer d’un document toujours valide lors de leurs démarches administratives ou commerciales.